Privacyverklaring

MDJI Services verwerkt persoonsgegevens voor contact, afspraken, offertes, contracten en de uitvoering van opdrachten. Deze verklaring legt uit welke gegevens dat zijn en hoe ermee wordt omgegaan.

Welke gegevens worden verwerkt

Wij verwerken contact- en bedrijfsgegevens, afspraakgegevens en informatie die nodig is voor een opdracht. Vraag je een gratis website-check aan, dan verwerken wij het website-adres en je e-mailadres om het rapport te maken en te versturen. Bij contracten verwerken wij daarnaast adres- en registratienummers, contractinhoud, naam en functie van de tekenaar, akkoordverklaringen, tijdstippen, IP-adres, browsergegevens en een technisch auditlog. Sturen wij je een factuur, dan verwerken wij je bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, KvK- en btw-nummer, de omschrijving en bedragen van het werk en de betaalstatus. Gebruik je het klantportaal, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, taalvoorkeur en het tijdstip van je laatste inlog, en wat je in het portaal plaatst: opmerkingen bij testversies, akkoorden, wensen, antwoorden op de vragenlijst en wijzigingsverzoeken. Bij een akkoord of een verzoek om wijzigingen leggen wij ook het tijdstip, je IP-adres en browsergegevens vast, zodat later aantoonbaar is wie wat heeft goedgekeurd.

Waarvoor worden ze gebruikt

Wij gebruiken gegevens om aanvragen te behandelen, afspraken en overeenkomsten uit te voeren, contractacceptatie aantoonbaar vast te leggen, betalingen en administratie af te handelen en onze systemen te beveiligen. De grondslag is doorgaans uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bedrijfs- en beveiligingsbelang. Wij gebruiken gegevens niet voor marketing zonder passende toestemming.

Hoe lang worden ze bewaard

Afspraakgegevens en berichten via het contactformulier zonder vervolg bewaren wij maximaal twee jaar. Facturen bewaren wij zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin ze zijn gemaakt, omdat de fiscale bewaarplicht dat vereist. Een verstuurde factuur wordt niet gewijzigd of verwijderd; een correctie gebeurt met een creditfactuur. Contracten, acceptatiebewijzen en bijbehorende zakelijke administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar nadat de gegevens hun actuele belang hebben verloren, of langer wanneer een wettelijke verplichting of lopend geschil dat vereist. Aanvragen voor een website-check worden na twaalf maanden automatisch verwijderd. Inloglinks voor het klantportaal, met het IP-adres waarmee ze zijn gebruikt, worden binnen twee dagen na het verlopen verwijderd. Wat je in het portaal plaatst, bewaren wij als onderdeel van de projectadministratie, met dezelfde termijn als contracten. Beveiligingslogs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Je rechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering en in bepaalde gevallen bezwaar maken. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren kunnen niet direct worden verwijderd. Stuur een verzoek per e-mail; wij kunnen om aanvullende identificatie vragen en reageren in beginsel binnen één maand.

Cookies

Deze website gebruikt functionele cookies voor sessies, beveiliging, formulieren, de beheeromgeving en het klantportaal. Na het inloggen op het klantportaal onthoudt een functionele cookie dat je bent ingelogd, totdat je uitlogt. E-mail- en hostingleveranciers kunnen als verwerker betrokken zijn bij contractverzending en opslag. Met leveranciers worden passende afspraken gemaakt. Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst. Om de website te verbeteren tellen wij per dag hoe vaak pagina's en de stappen van het afspraakformulier worden bekeken. Dat gebeurt zonder cookies en zonder IP-adressen of andere gegevens die naar jou te herleiden zijn.