Een eigen boekings- en contractsysteem

Het doel

Twee dingen moesten beter. Een intake-gesprek plannen via mail kost al snel een paar berichten heen en weer. En een offerte die per mail "akkoord" krijgt, is achteraf lastig te controleren: welke versie werd precies geaccepteerd, en door wie?

De oplossing moest in de eigen website zitten, in dezelfde huisstijl, zonder een extern planningsplatform of tekenservice met een maandabonnement.

Afspraken plannen

• Een wizard van vijf stappen: dienst, soort gesprek, datum, tijd en gegevens. Vanaf de homepage kun je direct met een dienst beginnen.
• Je kunt alleen echt vrije momenten kiezen, op basis van werktijden, minimaal 24 uur vooruit en dagen die in het dashboard zijn geblokkeerd.
• De database laat per tijdslot maar één bevestigde afspraak toe, ook als twee mensen tegelijk boeken.
• Bij de bevestiging hoort een agenda-uitnodiging. Annuleren gaat in twee stappen, zodat een mailscanner die links opent niets per ongeluk annuleert.

Contracten digitaal accepteren

• Bij verzending wordt een contractversie bevroren en vastgelegd met een SHA-256-hash. Een latere wijziging maakt altijd een nieuwe versie.
• De klant opent een persoonlijke link en accepteert met een verificatiecode. Naam, functie, tijdstip en de hash van de versie worden vastgelegd.
• Elke versie krijgt een PDF, en een logboek houdt bij wanneer het contract is verstuurd, bekeken en geaccepteerd.
• Na de oplevering volgen automatisch een verzoek om een review en een aanbod voor onderhoud.

Het beheer

Alles komt samen in één overzicht: de afspraken van vandaag en de komende weken, nieuwe vragen, aanvragen voor de website-check en een trechter die laat zien waar bezoekers afhaken. Dat meten gebeurt zonder cookies en zonder gegevens die naar een bezoeker te herleiden zijn.

Zelf proberen

Dit systeem draait op deze website. Plan je een intake-gesprek, dan gebruik je het zelf.