Je website koppelen aan je boekhouding: zo werkt het
Bestellingen en betalingen automatisch in je administratie. Wat een koppeling is, wat je nodig hebt en waar je op let.
Komt er een bestelling of afspraak binnen via je website, en typ je die daarna over in je boekhouding? Dan kan een koppeling dat werk overnemen. Hieronder lees je wat een koppeling is, wat je ervoor nodig hebt en waar je op let.
Wat is een koppeling?
Een koppeling laat twee systemen gegevens uitwisselen, zonder dat iemand ze overtypt. Dat gaat via een API: een vaste manier waarop andere software met een systeem mag praten. Veel boekhoudpakketten hebben er een, zoals Moneybird (documentatie van Moneybird) en Exact Online. Ook betaalproviders zoals Mollie bieden een API (documentatie van Mollie).
Wat kun je koppelen?
- Een bestelling op je website wordt automatisch een factuur in je boekhouding.
- Een betaling via je betaalprovider wordt automatisch als betaald gemarkeerd.
- Nieuwe klanten komen met hun gegevens in je administratie of CRM.
- Afspraken uit je website komen in je planning of agenda.
Wat heb je nodig?
- Een overzicht van je systemen: waar komen gegevens binnen, en waar moeten ze heen?
- Een pakket met een API. Zonder API is koppelen lastig of onmogelijk; soms kan het dan via een export en import.
- Een duidelijke afspraak over wat er gekoppeld wordt: welke gegevens, in welke richting, en wat er gebeurt bij een fout.
- Toegang tot de systemen, met alleen de rechten die de koppeling echt nodig heeft.
Waar let je op?
- Persoonsgegevens: een koppeling verplaatst vaak klantgegevens. Zorg dat je weet welke gegevens waar terechtkomen.
- Toegangssleutels: de sleutels waarmee de koppeling inlogt, horen veilig bewaard te worden en niet in een gedeeld document.
- Fouten: wat gebeurt er als een systeem even niet bereikbaar is? Een goede koppeling probeert het opnieuw en meldt het als het niet lukt.
- Veranderingen: leveranciers passen hun API soms aan. Een koppeling moet dan mee veranderen.
Kant-en-klaar of op maat?
Voor veel combinaties bestaan kant-en-klare koppelingen of automatiseringsdiensten. Als die doen wat je nodig hebt, zijn ze vaak de snelste weg. Een koppeling op maat past als je gegevens anders lopen dan standaard, als er meerdere systemen tegelijk bij betrokken zijn, of als je website zelf de gegevens moet versturen. In het intake-gesprek kijken we eerst of er een bestaande oplossing is.
Wat kost een koppeling?
Dat hangt af van de systemen en wat die toelaten, daarom noemen we geen vanaf-prijs. Na het intake-gesprek krijg je een voorstel met een vaste prijs. Met onderhoud, vanaf 50 euro per maand, blijft de koppeling werken als een leverancier iets aanpast; dat is geen verplichting.
Zo pakken wij het aan
- We bekijken welke systemen je gebruikt en welke koppelmogelijkheden ze bieden, voordat je ergens aan vastzit.
- Je krijgt een voorstel met een vaste prijs, waarin staat welke gegevens in welke richting gaan.
- We testen de koppeling met testgegevens voordat er echte gegevens doorheen gaan.
- Na betaling is de koppeling van jou, met alle toegangen.
Meer over koppelingen en API's.
Veelgestelde vragen
Wat kost een koppeling met mijn boekhouding?
Dat hangt af van de systemen en wat die toelaten. Na het intake-gesprek krijg je een voorstel met een vaste prijs.
Met welke boekhoudpakketten kan ik koppelen?
Met pakketten die een API bieden, zoals Moneybird en Exact Online. In het intake-gesprek kijken we naar jouw pakket.
Wat als mijn pakket geen API heeft?
Dan is koppelen lastig. Soms kan het via een export en import, of is een ander pakket verstandiger. Dat zeggen we eerlijk.
Is een koppeling veilig?
Als de toegangssleutels veilig worden bewaard en de koppeling alleen de rechten heeft die hij nodig heeft. Dat hoort bij de bouw.